10 zaman yönetimi becerisiyle gününüzü kontrol altına alın
Not: Zaman yönetimi önemli ölçüde disiplin gerektirir, ancak aynı zamanda bir gün, bir hafta veya bir ay içerisinde yapacaklarınız üzerinde büyük ölçüde kontrol sahibi olmanıza olanak sağlar. Bugün uygulayabileceğiniz pratik zaman yönetimi tekniklerine bir göz atmanızda yarar var.
Hiç güne büyük hırslarla, tutkularla başladığınız ve günün sonunda aslında hiçbir şey elde etmediğinizi fark ettiğiniz zamanlar oldu mu? Bu herkesin başına gelen bir şeydir, ancak bazı inanlar bunu diğerlerine göre daha sık yaşarlar.
Zaman yönetimi bir gün, bir hafta veya bir ay içerisinde yapacaklarınız üzerinde daha çok kontrol sahibi olmanıza olanak sağlar. Zaman yönetimi becerileri sizin için en önemli olan konularda daha fazla zaman harcamanıza yardım eder.
Organizasyonel beceriler bazı insanlar için diğerlerine göre daha kolaydır. Örneğin, tüm zaman yönetimi tavsiyeleri neyi başarmak istediğinizi bir şekilde yazıya dökmenizi tavsiye eder. Pek çok insan için bu kolay ve doğal bir şeydir. Diğer insanlar listeler oluşturmak ve bu listeleri takip etmek konusunda zorluk yaşarlar. Bu bir sol beyin/sağ beyin olayıdır ve beyninizin mantıksal ve yapısal düşünceyi mi yoksa yaratıcı ve yapılandırılmamış düşünceyi mi onayladığıyla çok ilgisi vardır. Zaman yönetimi disiplin gerektirir. Eğer disiplinli olmaya hazır değilseniz, kendi zamanınızı yönetmek açısından iyi bir yönetici olmayacaksınız demektir.
Burada uygulayabileceğiniz ilk 10 zaman yönetimi tekniği listesi bulunmaktadır. Bunlar herkes için en iyi olmayabilir ancak pek çok insan için işe yarayacaktır.
1. Her sabah bir yapılacaklar listesi oluşturun
Eğer neyi başarmak istediğinizle ilgili bir kayıt tutmazsanız, bir yol takip etmezseniz, etkin bir zaman yönetimi uygulama şansınız olmayacaktır. Her günün başında veya bir önceki günün sonunda yapılacaklar listesi oluşturun. Bu liste işle ilgili ve kişisel maddeleri içerebilir ve kağıda veya bilgisayara yazılabilir. Gün boyunca bu listeye birkaç kez bakın. Örneğin, eğer bir toplantıdan önce 10 dakika kadar vaktiniz varsa listenize bir göz atın. Listenizde sadece 10 dakika alacak göndermek istediğiniz bir e-posta olabilir. Her maddeyi tamamladığınızda onun üstünü çizin. Muhtemelen pek çok insan gibi tamamlanmış maddelerin üzerini çizmek sizi oldukça mutlu edecektir.
2. İzlenecek tüm maddeleri listenize yazın
Gün boyunca ortaya çıkan yeni şeylerle başa çıkabilmek için onları günlük listenize ekleyin. Eğer listeniz tam doluysa ve yapacağınız iş yarın (veya sonraki gün) tamamlanabilecek bir işse, onu listenizde bir veya iki gün sonraya koyun. İnsanlar bazen bir şeyleri yapacaklarını söylerler ancak yapmazlar. Bunun nedeni, ne yapacaklarını yazmamalarıdır. Her zaman yapacaklarımızı ve bu bunların ne zaman yapılacağını yazmak gerekir.
3. Bitmeyen işinizi ileriye devredin ve takip edin
Diyelim ki gün için bir iş listesine sahipsiniz ve gün boyunca takip etmeniz gereken yeni maddeler eklediniz. Bu durumda, gün sonunda tamamlanmamış şeyleri ne yapacaksınız? Bunları ileriye devredeceksiniz ve yarınki listenize ekleyeceksiniz. Ancak her zaman erteleyen kişi olmayın. Her gün, bir sonraki güne sarkan ve giderek genişleyen bir etkinlik listesi taşımak istemezsiniz. Eğer yapmanız gereken önemli bir şeyse onu yapın. Ama eğer önemli değilse, sizden bu konuda beklentisi olan kişiye işin tamamlanmadığını bildirin.
4. İşlerin yapılması gereken tarihlerin kaydını tutun
Listenizi işlerin yapılma tarihlerinin kaydını tutmak için kullanın. Bu iş arkadaşlarına ve arkadaşlara olan bazı sözleri ve taahhütleri içerir. İnsanlar tarihleri aslında hatırladıklarından daha çok unuturlar. Eğer tam emin değilseniz, bir etkinliğin ne zaman tamamlanması gerektiğini kesinlikle öğrenin bunu yazın ve daha sonra işin zamanında yapıldığından emin olmak için zaman yönetim becerilerini kullanın. Eğer sözünüzü tutamazsanız, en azından bunu zamanında bildirin.
5. Bu ve sonraki ay için bir öncelikler listesi oluşturun
Pek çok insan bugün yapılacaklarla ilgili listeler yaparlar. Ancak çok az insan bu ay veya sonraki ay yapması gerekenlerle ilgili yüksek düzeyde liste yapar. Zaman çerçevelerinizin her zaman kısa vadeli olduğu etkileşimsel, harekete dayalı bir işiniz olmadığı sürece, her ayın başında o ay içerisinde neyi başarmak istediğinizi belirlemeye ihtiyacınız vardır. Bu listeler çok açık bir şekilde üst düzey listelerdir ancak yine de bunlar neyi başarmak istediğinize yoğunlaşmanıza yardım ederler. İçinde bulunduğunuzu ay ilerledikçe, bir sonraki ay için listenize yeni maddeler eklemeye başlayın.
6. Uzun vadeli anımsatıcıların kaydını tutun
Yapacaklar listeniz size uzak gelecekte yapacaklarınızı hatırlatma konusunda pek de yardımcı olmayacaktır. Örneğin, bir meslektaşınıza iki ay içerisindeki ilerlemeyi kontrol etmek için onu takip edeceğinizi söyleyebilirsiniz. Bu izlemenin kaydını tutacak ve size gelecekteki iki ayı hatırlatacak bir yol lazımdır. Bunun çözümlerinden biri takvim olabilir. Bilgisayarlardaki pek çok takvimin anımsatıcı özellikleri vardır. Mesela çeşitli günlere çeşitli anımsatıcılar koyabilirsiniz ve birini kaçırırsanız bile bir sonraki gün anımsatıcıyı fark edersiniz.
7. Masanızı temiz tutun
Pis bir ortamda çalışan iyi bir zaman yöneticisi hayal etmek zordur. Aslında genellikle karışık büroları veya odaları olan kişiler genellikle iyi zaman yöneticileri değildirler. Karmakarışık bir ortamda karışık malzemelere bakarak geçireceğiniz saatlerle iyi bir zaman yöneticisi olmanız mümkün değildir.
8. Tüm mevcut işlerinizi tek bir alanda toplayın
Zaman içinde pek çok farklı alanda çalışabilir ve farklı girişimlerde bulunabilirsiniz. Bu durumda her şeyinizi organize bir şekilde tutmanız gerekir. Mesela tüm güncel iş kağıtlarını tek bir alanda tutun ki onlara kolayca ulaşabilesiniz. Bir projeyi veya girişimi sona erdirdiğiniz zaman, bu klasörü başka bir yere taşıyabilirsiniz (9. öneriye bakın).
9. Artık ihtiyacınız olmayan dosyaları ve belgeleri temizleyin
Yıllar boyunca üzerinde çalıştığınız dosya ve belgeleri, tamamlanmış proje ve iş girişimlerinin kağıtlarını ve dosyalarını tek bir yerde tutun. Yeni klasörler çoğaldıkça en eski klasörlerden başlayarak klasörleri temizleyin. Hiçbir zaman bir çekmecede tutabileceğinizden daha fazla dosya bulundurmayın.
Yıllarca hiç kimsenin ilgilenmediği ve bir daha da ilgilenmeyeceği çalışmaları, belgeleri yıllar boyunca tutmanın bir anlamı yoktur. Tabi ki bunlar arasında örneğin kullanmanız gereken kullanım kılavuzları gibi belgeler yoktur. Ama gereksiz iş dosyalarını yığmanın da bir anlamı yoktur. Ve yılda bir kez geriye gidip atabileceğiniz bir şeyler olmalıdır. Ancak orijinal belgeleri tabi ki bilgisayar ortamında tutmanızda yarar vardır.
10. Bilgisayar dosyalarını kopyalayın ve temizleyin
Bir önceki maddede bahsedilen felsefe burada da geçerlidir. Bilgisayardaki iş dosyalarınız genellikle üç aylık veya daha az bir raf ömrüne sahiptirler ve bunların düzenli olarak bir CD veya diske yüklenmesi ve zaman zaman gözden geçirilip bir daha işinize hiçbir şekilde yaramayacak dosyaların hızlı bir şekilde silinmesi gerekir.
Hiç güne büyük hırslarla, tutkularla başladığınız ve günün sonunda aslında hiçbir şey elde etmediğinizi fark ettiğiniz zamanlar oldu mu? Bu herkesin başına gelen bir şeydir, ancak bazı inanlar bunu diğerlerine göre daha sık yaşarlar.
Zaman yönetimi bir gün, bir hafta veya bir ay içerisinde yapacaklarınız üzerinde daha çok kontrol sahibi olmanıza olanak sağlar. Zaman yönetimi becerileri sizin için en önemli olan konularda daha fazla zaman harcamanıza yardım eder.
Organizasyonel beceriler bazı insanlar için diğerlerine göre daha kolaydır. Örneğin, tüm zaman yönetimi tavsiyeleri neyi başarmak istediğinizi bir şekilde yazıya dökmenizi tavsiye eder. Pek çok insan için bu kolay ve doğal bir şeydir. Diğer insanlar listeler oluşturmak ve bu listeleri takip etmek konusunda zorluk yaşarlar. Bu bir sol beyin/sağ beyin olayıdır ve beyninizin mantıksal ve yapısal düşünceyi mi yoksa yaratıcı ve yapılandırılmamış düşünceyi mi onayladığıyla çok ilgisi vardır. Zaman yönetimi disiplin gerektirir. Eğer disiplinli olmaya hazır değilseniz, kendi zamanınızı yönetmek açısından iyi bir yönetici olmayacaksınız demektir.
Burada uygulayabileceğiniz ilk 10 zaman yönetimi tekniği listesi bulunmaktadır. Bunlar herkes için en iyi olmayabilir ancak pek çok insan için işe yarayacaktır.
1. Her sabah bir yapılacaklar listesi oluşturun
Eğer neyi başarmak istediğinizle ilgili bir kayıt tutmazsanız, bir yol takip etmezseniz, etkin bir zaman yönetimi uygulama şansınız olmayacaktır. Her günün başında veya bir önceki günün sonunda yapılacaklar listesi oluşturun. Bu liste işle ilgili ve kişisel maddeleri içerebilir ve kağıda veya bilgisayara yazılabilir. Gün boyunca bu listeye birkaç kez bakın. Örneğin, eğer bir toplantıdan önce 10 dakika kadar vaktiniz varsa listenize bir göz atın. Listenizde sadece 10 dakika alacak göndermek istediğiniz bir e-posta olabilir. Her maddeyi tamamladığınızda onun üstünü çizin. Muhtemelen pek çok insan gibi tamamlanmış maddelerin üzerini çizmek sizi oldukça mutlu edecektir.
2. İzlenecek tüm maddeleri listenize yazın
Gün boyunca ortaya çıkan yeni şeylerle başa çıkabilmek için onları günlük listenize ekleyin. Eğer listeniz tam doluysa ve yapacağınız iş yarın (veya sonraki gün) tamamlanabilecek bir işse, onu listenizde bir veya iki gün sonraya koyun. İnsanlar bazen bir şeyleri yapacaklarını söylerler ancak yapmazlar. Bunun nedeni, ne yapacaklarını yazmamalarıdır. Her zaman yapacaklarımızı ve bu bunların ne zaman yapılacağını yazmak gerekir.
3. Bitmeyen işinizi ileriye devredin ve takip edin
Diyelim ki gün için bir iş listesine sahipsiniz ve gün boyunca takip etmeniz gereken yeni maddeler eklediniz. Bu durumda, gün sonunda tamamlanmamış şeyleri ne yapacaksınız? Bunları ileriye devredeceksiniz ve yarınki listenize ekleyeceksiniz. Ancak her zaman erteleyen kişi olmayın. Her gün, bir sonraki güne sarkan ve giderek genişleyen bir etkinlik listesi taşımak istemezsiniz. Eğer yapmanız gereken önemli bir şeyse onu yapın. Ama eğer önemli değilse, sizden bu konuda beklentisi olan kişiye işin tamamlanmadığını bildirin.
4. İşlerin yapılması gereken tarihlerin kaydını tutun
Listenizi işlerin yapılma tarihlerinin kaydını tutmak için kullanın. Bu iş arkadaşlarına ve arkadaşlara olan bazı sözleri ve taahhütleri içerir. İnsanlar tarihleri aslında hatırladıklarından daha çok unuturlar. Eğer tam emin değilseniz, bir etkinliğin ne zaman tamamlanması gerektiğini kesinlikle öğrenin bunu yazın ve daha sonra işin zamanında yapıldığından emin olmak için zaman yönetim becerilerini kullanın. Eğer sözünüzü tutamazsanız, en azından bunu zamanında bildirin.
5. Bu ve sonraki ay için bir öncelikler listesi oluşturun
Pek çok insan bugün yapılacaklarla ilgili listeler yaparlar. Ancak çok az insan bu ay veya sonraki ay yapması gerekenlerle ilgili yüksek düzeyde liste yapar. Zaman çerçevelerinizin her zaman kısa vadeli olduğu etkileşimsel, harekete dayalı bir işiniz olmadığı sürece, her ayın başında o ay içerisinde neyi başarmak istediğinizi belirlemeye ihtiyacınız vardır. Bu listeler çok açık bir şekilde üst düzey listelerdir ancak yine de bunlar neyi başarmak istediğinize yoğunlaşmanıza yardım ederler. İçinde bulunduğunuzu ay ilerledikçe, bir sonraki ay için listenize yeni maddeler eklemeye başlayın.
6. Uzun vadeli anımsatıcıların kaydını tutun
Yapacaklar listeniz size uzak gelecekte yapacaklarınızı hatırlatma konusunda pek de yardımcı olmayacaktır. Örneğin, bir meslektaşınıza iki ay içerisindeki ilerlemeyi kontrol etmek için onu takip edeceğinizi söyleyebilirsiniz. Bu izlemenin kaydını tutacak ve size gelecekteki iki ayı hatırlatacak bir yol lazımdır. Bunun çözümlerinden biri takvim olabilir. Bilgisayarlardaki pek çok takvimin anımsatıcı özellikleri vardır. Mesela çeşitli günlere çeşitli anımsatıcılar koyabilirsiniz ve birini kaçırırsanız bile bir sonraki gün anımsatıcıyı fark edersiniz.
7. Masanızı temiz tutun
Pis bir ortamda çalışan iyi bir zaman yöneticisi hayal etmek zordur. Aslında genellikle karışık büroları veya odaları olan kişiler genellikle iyi zaman yöneticileri değildirler. Karmakarışık bir ortamda karışık malzemelere bakarak geçireceğiniz saatlerle iyi bir zaman yöneticisi olmanız mümkün değildir.
8. Tüm mevcut işlerinizi tek bir alanda toplayın
Zaman içinde pek çok farklı alanda çalışabilir ve farklı girişimlerde bulunabilirsiniz. Bu durumda her şeyinizi organize bir şekilde tutmanız gerekir. Mesela tüm güncel iş kağıtlarını tek bir alanda tutun ki onlara kolayca ulaşabilesiniz. Bir projeyi veya girişimi sona erdirdiğiniz zaman, bu klasörü başka bir yere taşıyabilirsiniz (9. öneriye bakın).
9. Artık ihtiyacınız olmayan dosyaları ve belgeleri temizleyin
Yıllar boyunca üzerinde çalıştığınız dosya ve belgeleri, tamamlanmış proje ve iş girişimlerinin kağıtlarını ve dosyalarını tek bir yerde tutun. Yeni klasörler çoğaldıkça en eski klasörlerden başlayarak klasörleri temizleyin. Hiçbir zaman bir çekmecede tutabileceğinizden daha fazla dosya bulundurmayın.
Yıllarca hiç kimsenin ilgilenmediği ve bir daha da ilgilenmeyeceği çalışmaları, belgeleri yıllar boyunca tutmanın bir anlamı yoktur. Tabi ki bunlar arasında örneğin kullanmanız gereken kullanım kılavuzları gibi belgeler yoktur. Ama gereksiz iş dosyalarını yığmanın da bir anlamı yoktur. Ve yılda bir kez geriye gidip atabileceğiniz bir şeyler olmalıdır. Ancak orijinal belgeleri tabi ki bilgisayar ortamında tutmanızda yarar vardır.
10. Bilgisayar dosyalarını kopyalayın ve temizleyin
Bir önceki maddede bahsedilen felsefe burada da geçerlidir. Bilgisayardaki iş dosyalarınız genellikle üç aylık veya daha az bir raf ömrüne sahiptirler ve bunların düzenli olarak bir CD veya diske yüklenmesi ve zaman zaman gözden geçirilip bir daha işinize hiçbir şekilde yaramayacak dosyaların hızlı bir şekilde silinmesi gerekir.
Yorumlar